Monitoring wizyjny u pracodawcy

Piotr Jankowski        30 czerwca 2016        Komentarze (0)

Głośna ostatnimi czasy akcja pracowników jednego z lokali gastronomicznych, którzy żądali między innymi, aby pracodawca zlikwidował monitoring wizyjny w lokalu spowodowała, że temat stał się dość popularny, wobec czego część z Was pytała: jak to w końcu jest? Myślę, że zbiorczo, w tym nieco przydługim wpisie, w sposób syntetyczny rozwieję większość wątpliwości;)

Monitoring wizyjny jest jednym ze sposobów kontroli pracowników nie tylko w hotelarstwie i gastronomii, ale generalnie w każdym miejscu pracy. Kontrola jest dopuszczalna, jeśli ma na celu ochronę usprawiedliwionego interesu pracodawcy. Jest legalna, gdy metody i środki kontroli nie poniżają pracownika i zachowana jest proporcja między celem kontroli a stosownymi działaniami.

Monitoring może przybierać różne formy:

  • permanentny/ciągły – monitorowani są wszyscy pracownicy bądź też poszczególne grupy,
  • okazjonalny/sporadyczny – w momencie, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia deliktu pracowniczego bądź inna istotna przyczyna,
  • prewencyjny – zastosowany z myślą o zapobieżeniu negatywnym zachowaniom,
  • skutkowy – zastosowany po uzyskaniu wiedzy na temat zdarzeń mogących wpływać negatywnie na wizerunek pracodawcy, czy też mających wpływ na zachowanie jego mienia.

Brak wyraźnych zapisów w kodeksie pracy odnośnie możliwości stosowania monitoringu powoduje, że pracodawca, który stosuje monitoring musi precyzyjnie uregulować go w swoich przepisach wewnętrznych (np. regulamin pracy, ale w tym rozumieniu także umowa o pracę) i powiadomić o tym pracowników. Pamiętać trzeba, by działania te nie prowadziły do nadużyć i nie łamały prawa, szczególnie prawa do prywatności pracowników, a w konsekwencji ich godności.

Monitoring powinien być prowadzony tylko i wyłącznie w celu kontroli procesu pracy. Żaden inny cel nie powinien kierować pracodawcą, chyba że dotyczy bezpieczeństwa.

Dopuszczalny jest bowiem monitoring wizualny prowadzony dla celów bezpieczeństwa, czyli z uwagi na ochronę zakładu pracy i znajdującego się w nim mienia oraz bezpieczeństwa osób przebywających na terenie zakładu pracy. Z pewnością dzięki temu usprawniony jest proces nadzoru nad stanem BHP, czy też możliwość odtworzenia okoliczności ewentualnego wypadku mającego miejsce na terenie zakładu, a przecież w tej branży o wypadek nie trudno. Ponadto, co dość istotne, monitoring wizualny stanowi pewnego rodzaju „straszak” w stosunku do pracowników podejmujących się naruszeń na szkodę pracodawcy.

Monitoring wizyjny w gastronomii i hotelarstwie

W orzecznictwie wskazuje się, że monitoring musi spełniać wymogi zgodności z prawem, usprawiedliwionego celu, proporcjonalności, transparentności oraz uwzględnienia przepisów o ochronie danych osobowych. Wymóg transparentności oznacza, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Pracodawca winien zatem szczegółowo określić zasady monitoringu i zapoznać z nimi pracowników, którzy fakt zapoznania się powinni potwierdzić stosownie podpisanym oświadczeniem o ich akceptacji. (Dla poszerzenia wiedzy zobacz treść wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 13 lutego 2014 r. – I OSK 2436/12).

Czynności kontrolne wobec pracownika mogą w pewnych warunkach naruszać jego godność. Szczególnie, gdy stosowane metody są przesadzone i nieadekwatne do celu kontroli, czy też czynności kontrolne przeprowadzane są w sposób poniżający, przy osobach do tego nieuprawnionych. Szczególnie dotyczy to monitorowania sanitariatów.

W związku z powyższym, obecność monitoringu wizyjnego dla celów innych niż wskazane nie jest dopuszczalna. Obserwacja pracowników pod kątem ich zachowania, które nie ma nic wspólnego z dobrem zakładu pracy (np. używanie telefonów komórkowych w przerwie, spożywanie posiłków) jest w mojej ocenie dosyć wątpliwa.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca może gromadzić zapisy nagrań monitoringu z kamer, jeśli jednak nagranie pozwala na identyfikację pracowników to podlega wówczas ochronie. Gromadząc tego typu dane i tworząc bazy, pracodawca powinien ściśle stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Wszelkie bowiem informacje uzyskane podczas kontroli w zakładzie pracy i przechowywanie dla celów dowodowych, a mogące prowadzić do zidentyfikowania osób fizycznych są danymi osobowymi.

Jeżeli monitorowanie procesów pracy odbywa się w taki sposób, że nie gromadzi się danych osobowych, czyli nie tworzy się ich bazy danych, to jest ono dopuszczalne bez konieczności zachowania szczególnych środków bezpieczeństwa. Z kolei utrwalanie i zapisywanie, czyli gromadzenie informacji o pracownikach, które mogą prowadzić do ich identyfikacji, nakłada obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Co jednak ciekawe, w mojej ocenie, pracodawca nie ma obowiązku zgłoszenia do GIODO zbioru danych do rejestracji, albowiem dane te są przecież przetwarzane w związku z zatrudnieniem (art. 41 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych).

A jakie zatem są obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych? Ano pracodawca winien chociażby poinformować pracownika o:

  • adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
  • celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
  • prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
  • dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej (chociażby art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, albowiem obowiązkiem pracownika jest dbałość o dobro zakładu pracy, czego wyrazem jest poszanowanie mienia pracodawcy, w tym także surowców niezbędnych do przygotowywania potraw, czy dbałość o jego wizerunek).

Powyższe nie powinno przysparzać jakichkolwiek problemów, tym bardziej, że strony łączy umowa o pracę. Ponadto zachodzi obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności powinno się zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Stanowisko GIODO

Warto także wskazać na stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w tym temacie. Konkludując już na wstępie – organ ten z całą pewnością tej formy kontroli nie zakazuje. GIODO wskazuje, że chociażby w okresie od 2008 r. do września 2012 wpłynęło do nich około 80 pytań z prośbą o interpretację oraz 15 skarg dotyczących zagadnień związanych z monitoringiem. Wśród najczęściej zadawanych pytań były te, które dotyczyły szeroko rozumianego monitoringu w miejscu pracy.

W sprawach o takim charakterze wskazywano, że pracodawca, przed zainstalowaniem kamer, powinien zastanowić się, czy nie istnieją inne, mniej ingerujące w prywatność pracownika środki umożliwiające osiągnięcie tego samego celu. W tym kontekście warto też wskazać na Rekomendację Nr R(89)2 Komitetu Ministrów Rady Europy z 18 stycznia 1989 r. o ochronie danych osobowych wykorzystywanych dla potrzeb zatrudnienia nakazującą – poza poszanowaniem życia prywatnego i godności ludzkiej pracowników – informowanie ich lub konsultowanie się z nimi przed wprowadzeniem 9 zautomatyzowanych systemów gromadzenia i wykorzystywania danych, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości nawiązywania kontaktów towarzyskich i indywidualnych w miejscu pracy. Uregulowanie to jest istotne zwłaszcza dlatego, że polskie przepisy prawa pracy nie przewidują stosowania wideonadzoru w miejscu pracy. Co nie oznacza przy tym, że tego zakazują.

Niemniej przyjąć można, że jeżeli monitoring jest prowadzony w miejscu pracy, to w ściśle określonych przypadkach takie działanie można uznać za uzasadnione interesem pracodawcy. Nie jest do tego wymagana zgoda pracownika, jednak co do zasady pracodawca powinien poinformować go wcześniej, że monitoring jest stosowany. Jeśli jednak w wyniku zainstalowania monitoringu w miejscu pracy dochodzi do przetwarzania danych osobowych, to powinny być zachowane zasady ich ochrony, w szczególności prawo do kontroli procesu przetwarzania danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, tzn. prawo do wglądu do odpowiedniej części nagrania dotyczącego pracownika, zwłaszcza w sytuacji toczącego się wewnętrznego postępowania prowadzonego przez pracodawcę względem tego pracownika. Pracodawca – jako administrator danych osobowych – jest także zobowiązany do właściwego ich zabezpieczenia.

Żeby nie było tak sympatycznie – z praktyki wiem jednak, że nawet kilka kamer monitoringu nie daje pewności pracodawcy, co do wyciągnięcia konsekwencji od nielojalnych pracowników. Wprawdzie nagranie to może stanowić dowód w sprawie to często jest niewyraźne bądź traktowane jedynie jako poszlaka. Warto więc wdrożyć także inne środki kontroli.

Na marginesie – nieco odchodząc od tematyki umowy o pracę należy dodać, że w przypadku zatrudnienia na umowę zlecenia – monitoring również jest dopuszczalny. Jednak przy zachowaniu obowiązków tożsamych do tych, które należy wypełnić przy umowie o pracę.

 

Zobacz, jakie Twoi pracownicy mają uprawnienia, gdy świadczą pracę w niedzielę i święta.

Pozdrawiam!

Odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w lokalu

Piotr Jankowski        01 czerwca 2016        Komentarze (0)

Trudno wyliczyć, ileż to razy mogłem spostrzec informację, że za rzeczy pozostawione w szatni/lokalu/na wieszaku itp. zakład nie ponosi odpowiedzialności. Odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w lokalu dotyczy nie tylko restauratorów, prowadzących hotele i wodne kurorty, ale także fryzjerów, czy lekarzy. Czy taka informacja jest zgodna z prawem?

Nie jest. Warto o tym wiedzieć.

Orzecznictwo sądów jest w tym zakresie nieubłagane. Po pierwsze, umowa przechowania (bo o takiej w tym przypadku mowa) nie musi mieć formy pisemnej. Wystarczy, że klient wstąpi do środka, aby skorzystać z usługi. Tym samym odda kurtkę do szatni albo powiesi na wieszak, co by w kożuchu obiadu nie jeść. Już wówczas, pomiędzy klientem a usługodawcą zawarta zostanie umowa przechowania. Na marginesie dodam, że to samo może dotyczyć pojazdu, który stoi na hotelowym parkingu.

Następnie istotna jest ocena, jaki charakter ma prowadzona przez Ciebie działalność. Wszak inaczej oceniany będzie lokal, gdzie wchodzi się do niego głównie po to, aby zamówić i z towarem w ręku wyjść, a inaczej taki, gdzie komfort jedzenia ma istotne znaczenie.

Odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w szatni - kadr z filmu "Miś", reż. S. Bareja

W przedmiotowym temacie jednoznacznie wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 16 grudnia 1977 r. (czyli temat dość leciwy, a i tak dalej bagatelizowany). W uchwale wskazano, że zakład gastronomiczny odpowiada za utratę lub uszkodzenie odzieży wierzchniej pozostawionej przez konsumenta nie tylko wtedy, gdy w zakładzie jest płatna, strzeżona szatnia, lecz również i wówczas, gdy z charakteru lokalu i rodzaju spożywanych posiłków wynika, że konsumenci z reguły pozostawiają odzież wierzchnią na znajdujących się w zakładzie wieszakach. Od tej odpowiedzialności nie zwalnia ogłoszenie, że zakład za pozostawioną przez konsumenta odzież nie odpowiada.

W podobnej materii wypowiedział się również Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który uznał, że zapis, iż „klub nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy członków klubu przechowywane w szafkach lub pozostawione w innym miejscu na terenie klubu” stanowi klauzulę niedozwoloną i nie jest wiążący wobec klientów.

Również za niedozwoloną klauzulę uznano zapis w regulaminie jednego z parków wodnych o treści: „Park Wodny XYZ nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w szatniach i szafkach„. Niemniej śledząc szereg innych regulaminów tego rodzaju ośrodków nasuwa się wniosek, że świadomość istnienia takiej decyzji jest jednak w dalszym ciągu dość niska. A ku przestrodze wspomnę, że Prezes UOKiK na ów park wodny nałożył karę pieniężną w wysokości 17.000 zł.

Podsumowując, jeśli uważasz, że taka informacja jest wiążąca i zwalnia Cię z odpowiedzialności – jesteś w błędzie.

Jeśli zaś zdajesz sobie z tego sprawę, a informacja ma w pewnym sensie mieć charakter prewencyjny – hmm, no cóż, pewnie starasz się, by „odgonić smutki”, bowiem wywieszanie takich informacji może mieć swoje uzasadnienie. Stanowi pewien rodzaj sita. Niektórzy przecież przyjmą taką informację do wiadomości i na niej poprzestaną.

Pozdrawiam!

Opłata targowa przy mobilnym punkcie gastronomicznym

Piotr Jankowski        27 maja 2016        Komentarze (0)

W poprzednim wpisie dotyczącym podatków przybliżyłem Ci różnicę pomiędzy dostawą (sprzedażą towaru) a usługą gastronomiczną w rozumieniu podatku od towarów i usług (VAT). Okazuje się, że tego rodzaju różnica ma wpływ nie tylko na VAT, gdyż pośrednio może dotyczyć także opłaty targowej uiszczanej przy prowadzeniu mobilnego punktu gastronomicznego.

Czym więc jest opłata targowa?

To nic innego jak podatek lokalny wprowadzony uchwałą rady gminy. Od 2016 r. miasto może zrezygnować z poboru opłaty targowej, co uczyniła chociażby Warszawa. W przyrodzie jednak nic nie ginie, bo miasto uzyskało możliwość nałożenia opłaty reklamowej. Z kolei w Olsztynie, wysokość opłaty ustalana jest w zależności od prowadzonej działalności oraz sposobu sprzedaży. Poglądowo możesz zerknąć do olsztyńskiej uchwały za rok 2016. Oplata targowa - Olsztyn

Czym jest targowisko?
Jest to każde miejsce, gdzie prowadzona jest sprzedaż. Bez znaczenia jest okoliczność, czy sprzedaż odbywa się na targowisku miejskim prowadzonym i nazwanym w ten sposób przez gminę, inną jednostkę zarządzającą targowiskiem, czy też na targowisku prowadzonym na terenie prywatnym. Może to być również miejsce, które nie zostało formalnie oznaczone przez gminę jako targowisko. Przyjmuje się, że nawet umowa najmu nieruchomości nie zwalnia z opłaty targowej. Jeśli więc wystawisz swój mobilny punkt gastronomiczny na hali targowej, placu, chodniku, czy w obrębie pasu przydrożnego musisz liczyć się z opłatą targową. Warto przy tym dodać, że nie zalicza się tutaj sprzedaży dokonywanej w budynkach lub w ich częściach.

Ponownie też, istotna jest różnica pomiędzy sprzedażą a świadczeniem usług.

Definicja sprzedaży jest w tym przypadku dość szeroka. Sama prezentacja towaru na targowisku, która w zamierzeniu prowadzącego stoisko ma prowadzić do wymiany handlowej z konsumentem stanowi sprzedaż i rodzi obowiązek opłaty targowej. Widzisz zatem, że do czynności sprzedaży sensu stricte dojść nie musi. Nie ma też znaczenia, w jakim miejscu prowadzona jest sprzedaż – może być prowadzona poza miejscami do tego wyznaczonymi. Sprzedaż może mieć charakter stały i okazjonalny – z uwagi na to, że opłata targowa nie może być pobierana w formie abonamentu, a dopiero za każdy dzień faktycznej obecności na targowisku.

Pamiętaj też, że świadczenie usług wyłączone jest z opłaty targowej, np. ogródek gastronomiczny przy lokalu. W tym miejscu dodam jedynie, że działalność w formie food-trucka, czy roweru gastronomicznego będzie w mojej ocenie oceniana jako sprzedaż i będzie podlegała opłacie targowej.

Pozdrawiam!

Warunki techniczne lokalu – wysokość sufitu

Piotr Jankowski        10 maja 2016        Komentarze (0)

Jednym z najpopularniejszych wpisów na blogu jest ten, w którym opisuję trzy podstawowe warunki techniczno-budowlane, jakie musi spełnić lokal, aby można było prowadzić w nim działalność użytku publicznego, w tym gastronomiczną i hotelową. Spośród opisanych warunków technicznych, najczęściej pytacie o zagadnienie dotyczące wysokości sufitu.

Częstokroć wysokość ta jest dużo niższa niż chociażby minimalne 2,5 m. I często też niższa wysokość jest nie do zaakceptowania. Ale nie zawsze.

Ze wskazaną wysokością (a raczej jej brakiem) można walczyć wówczas, gdy:

  • lokal znajduje się w budynku o powierzchni użytkowej do 1000 metrów kwadratowych.
  • następuje zmiana sposobu użytkowania lokalu, jego nadbudowa, rozbudowa lub przebudowa.

Jeśli więc adaptujesz lokal znajdujący się w budynku o wskazanej powierzchni, to w rękach Twojego projektanta jest przyjęcie takich założeń, które pozwolą legalnie użytkować lokal. Sposoby pozwalające zachować odpowiednie warunki bezpieczeństwa pomimo wymaganych minimalnie 2,5 m muszą być określone we wskazaniach ekspertyzy technicznej właściwej jednostki badawczo-rozwojowej albo rzeczoznawcy budowlanego oraz do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych.

Ekspertyza musi być uzgodniona z właściwym komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej lub Państwowym Wojewódzkim Inspektorem Sanitarnym, odpowiednio do przedmiotu tej ekspertyzy. Jeśli budynek wpisany jest do rejestru zabytków ekspertyza podlega uzgodnieniu także z wojewódzkim konserwatorem zabytków.

Pozdrawiam!

Podatek VAT w gastronomii – usługa restauracyjna a dostawa towaru

Piotr Jankowski        06 maja 2016        Komentarze (0)

Sporządzałem ostatnio wniosek o wydanie interpretacji podatkowej dla pewnej działalności gastronomicznej, która chciałaby prowadzić sprzedaż korzystając z tzw. roweru gastronomicznego. Bardzo ciekawy pomysł, z dużym potencjałem. W związku z tym, że głównym problemem w tego rodzaju działalności może być stawka VAT, jaka miałaby obciążać produkt, poniżej prezentuję Ci ogólny zarys problematyki.

Punktem wyjścia w tego rodzaju sytuacjach jest ustalenie, czy sprzedaż produktu na wynos jest dostawą, czy usługą restauracyjną. Czasem może to decydować aż o 18% podatku.

Jeśli jednak w pierwszej kolejności interesują Cię podatki w gastronomii w ogólności to polecam Ci zbiorcze opracowanie na ten temat na blogu Luka. Zajrzyj tam szczególnie, jeśli zastanawiasz się jaką formę opodatkowania wybrać.

Co do VATu w działalności gastronomicznej, rzecz ma się następująco. Wyróżniamy trzy podstawowe stawki: 5%, 8% i 23% (8% i 23% to niby okres przejściowy, bo tak co do zasady to te stawki wynoszą 7% i 22%, ale to nie jest dobry temat do dyskusji). To, jaką stawką obciążymy produkt zależy przede wszystkim od tego, jaki produkt sprzedajesz oraz w jaki sposób. Przykładowo, produkując czysty sok z pomarańczy, który klient sączy w lokalu – podatek VAT wynosi 8%. A jak wlejesz ten sam soczek do kubeczka i wydasz go na wynos – to liczysz 5%.

Istotne w tym zakresie jest rozróżnienie jednej, ważnej rzeczy. Czym jest dostawa towaru, a czym jest usługa restauracyjna.

DOSTAWA – 5% lub 23%
Definicja dostawy towaru w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (potocznie ustawa VAT) jest dość szeroka, dlatego nie ma potrzeby szczegółowo jej zgłębiać. Dla zainteresowanych odsyłam do art. 7 wskazanej ustawy. W największym skrócie jest to przeniesienie prawa do rozporządzania danymi przedmiotami jak właściciel. Czyli masz w ręku konkretny produkt i w takiej wersji ten produkt sprzedajesz.

ŚWIADCZENIE USŁUG – 8% lub 23%
Definicja świadczenia usług w rozumieniu powyższej ustawy jest znacznie prostsza. Jest to każde świadczenie na rzecz drugiej osoby, które nie jest dostawą.;) Czyli, ponownie w dużym skrócie – usłudze musi towarzyszyć coś więcej niż tylko sprzedaż gotowego produktu.

Przekładając to na realia gastronomii można pokusić się o generalny wniosek, że wszelka otoczka, jaką urządzasz przy okazji sprzedaży gotowego produktu może decydować o tym, że będziesz świadczył usługi. Przykładowo: muzyka, kelner, ogrzewanie, miejsca siedzące, szatnia – to decyduje o tym, że oprócz sprzedaży potrawy podejmujesz się też innych świadczeń wobec Klienta.

Dlatego też, sprzedaż dań na wynos, czy to w lokalu czy z foodtruck’a nie będzie usługą, a dostawą towarów. Tak samo np. sprzedaż pizzy z dowozem.

Jak widzisz, prawo podatkowe jest bardzo kazuistyczne. Często jeden detal (albo też inny Dyrektor Urzędu Skarbowego) może decydować o innej stawce.

Jak już przeanalizujesz różnice między jednym a drugim i przełożysz je na swój biznes to teraz musisz ustalić, co sprzedajesz. Tu możliwości są nieskończone. Czasem może się okazać, że sam nie wiesz co sprzedajesz;) Oczywiście według interpretacji wydanej na potrzeby ustalenia podatku VAT. W przypadku dań, czy napojów na wynos istotny jest faktyczny przedmiot sprzedaży. W powyższej tabelce, umieściłem podstawowe stawki w odniesieniu do najpopularniejszych grup produktów.tabelka vat

Tematyka nie jest prosta, zawsze można skorzystać z możliwości sporządzenia wniosku o interpretację podatkową do właściwego Dyrektora Urzędu Skarbowego. Pomocny może być również wniosek o ustalenie rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej (PKWiU) do Głównego Urzędu Statystycznego w Łodzi.