Głośna ostatnimi czasy akcja pracowników jednego z lokali gastronomicznych, którzy żądali między innymi, aby pracodawca zlikwidował monitoring wizyjny w lokalu spowodowała, że temat stał się dość popularny, wobec czego część z Was pytała: jak to w końcu jest? Myślę, że zbiorczo, w tym nieco przydługim wpisie, w sposób syntetyczny rozwieję większość wątpliwości;)
Monitoring wizyjny jest jednym ze sposobów kontroli pracowników nie tylko w hotelarstwie i gastronomii, ale generalnie w każdym miejscu pracy. Kontrola jest dopuszczalna, jeśli ma na celu ochronę usprawiedliwionego interesu pracodawcy. Jest legalna, gdy metody i środki kontroli nie poniżają pracownika i zachowana jest proporcja między celem kontroli a stosownymi działaniami.
Monitoring może przybierać różne formy:
- permanentny/ciągły – monitorowani są wszyscy pracownicy bądź też poszczególne grupy,
- okazjonalny/sporadyczny – w momencie, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia deliktu pracowniczego bądź inna istotna przyczyna,
- prewencyjny – zastosowany z myślą o zapobieżeniu negatywnym zachowaniom,
- skutkowy – zastosowany po uzyskaniu wiedzy na temat zdarzeń mogących wpływać negatywnie na wizerunek pracodawcy, czy też mających wpływ na zachowanie jego mienia.
Brak wyraźnych zapisów w kodeksie pracy odnośnie możliwości stosowania monitoringu powoduje, że pracodawca, który stosuje monitoring musi precyzyjnie uregulować go w swoich przepisach wewnętrznych (np. regulamin pracy, ale w tym rozumieniu także umowa o pracę) i powiadomić o tym pracowników. Pamiętać trzeba, by działania te nie prowadziły do nadużyć i nie łamały prawa, szczególnie prawa do prywatności pracowników, a w konsekwencji ich godności.
Monitoring powinien być prowadzony tylko i wyłącznie w celu kontroli procesu pracy. Żaden inny cel nie powinien kierować pracodawcą, chyba że dotyczy bezpieczeństwa.
Dopuszczalny jest bowiem monitoring wizualny prowadzony dla celów bezpieczeństwa, czyli z uwagi na ochronę zakładu pracy i znajdującego się w nim mienia oraz bezpieczeństwa osób przebywających na terenie zakładu pracy. Z pewnością dzięki temu usprawniony jest proces nadzoru nad stanem BHP, czy też możliwość odtworzenia okoliczności ewentualnego wypadku mającego miejsce na terenie zakładu, a przecież w tej branży o wypadek nie trudno. Ponadto, co dość istotne, monitoring wizualny stanowi pewnego rodzaju „straszak” w stosunku do pracowników podejmujących się naruszeń na szkodę pracodawcy.
W orzecznictwie wskazuje się, że monitoring musi spełniać wymogi zgodności z prawem, usprawiedliwionego celu, proporcjonalności, transparentności oraz uwzględnienia przepisów o ochronie danych osobowych. Wymóg transparentności oznacza, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Pracodawca winien zatem szczegółowo określić zasady monitoringu i zapoznać z nimi pracowników, którzy fakt zapoznania się powinni potwierdzić stosownie podpisanym oświadczeniem o ich akceptacji. (Dla poszerzenia wiedzy zobacz treść wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 13 lutego 2014 r. – I OSK 2436/12).
Czynności kontrolne wobec pracownika mogą w pewnych warunkach naruszać jego godność. Szczególnie, gdy stosowane metody są przesadzone i nieadekwatne do celu kontroli, czy też czynności kontrolne przeprowadzane są w sposób poniżający, przy osobach do tego nieuprawnionych. Szczególnie dotyczy to monitorowania sanitariatów.
W związku z powyższym, obecność monitoringu wizyjnego dla celów innych niż wskazane nie jest dopuszczalna. Obserwacja pracowników pod kątem ich zachowania, które nie ma nic wspólnego z dobrem zakładu pracy (np. używanie telefonów komórkowych w przerwie, spożywanie posiłków) jest w mojej ocenie dosyć wątpliwa.
Ochrona danych osobowych
Pracodawca może gromadzić zapisy nagrań monitoringu z kamer, jeśli jednak nagranie pozwala na identyfikację pracowników to podlega wówczas ochronie. Gromadząc tego typu dane i tworząc bazy, pracodawca powinien ściśle stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Wszelkie bowiem informacje uzyskane podczas kontroli w zakładzie pracy i przechowywanie dla celów dowodowych, a mogące prowadzić do zidentyfikowania osób fizycznych są danymi osobowymi.
Jeżeli monitorowanie procesów pracy odbywa się w taki sposób, że nie gromadzi się danych osobowych, czyli nie tworzy się ich bazy danych, to jest ono dopuszczalne bez konieczności zachowania szczególnych środków bezpieczeństwa. Z kolei utrwalanie i zapisywanie, czyli gromadzenie informacji o pracownikach, które mogą prowadzić do ich identyfikacji, nakłada obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Co jednak ciekawe, w mojej ocenie, pracodawca nie ma obowiązku zgłoszenia do GIODO zbioru danych do rejestracji, albowiem dane te są przecież przetwarzane w związku z zatrudnieniem (art. 41 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych).
A jakie zatem są obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych? Ano pracodawca winien chociażby poinformować pracownika o:
- adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
- celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
- prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej (chociażby art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, albowiem obowiązkiem pracownika jest dbałość o dobro zakładu pracy, czego wyrazem jest poszanowanie mienia pracodawcy, w tym także surowców niezbędnych do przygotowywania potraw, czy dbałość o jego wizerunek).
Powyższe nie powinno przysparzać jakichkolwiek problemów, tym bardziej, że strony łączy umowa o pracę. Ponadto zachodzi obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności powinno się zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Stanowisko GIODO
Warto także wskazać na stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w tym temacie. Konkludując już na wstępie – organ ten z całą pewnością tej formy kontroli nie zakazuje. GIODO wskazuje, że chociażby w okresie od 2008 r. do września 2012 wpłynęło do nich około 80 pytań z prośbą o interpretację oraz 15 skarg dotyczących zagadnień związanych z monitoringiem. Wśród najczęściej zadawanych pytań były te, które dotyczyły szeroko rozumianego monitoringu w miejscu pracy.
W sprawach o takim charakterze wskazywano, że pracodawca, przed zainstalowaniem kamer, powinien zastanowić się, czy nie istnieją inne, mniej ingerujące w prywatność pracownika środki umożliwiające osiągnięcie tego samego celu. W tym kontekście warto też wskazać na Rekomendację Nr R(89)2 Komitetu Ministrów Rady Europy z 18 stycznia 1989 r. o ochronie danych osobowych wykorzystywanych dla potrzeb zatrudnienia nakazującą – poza poszanowaniem życia prywatnego i godności ludzkiej pracowników – informowanie ich lub konsultowanie się z nimi przed wprowadzeniem 9 zautomatyzowanych systemów gromadzenia i wykorzystywania danych, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości nawiązywania kontaktów towarzyskich i indywidualnych w miejscu pracy. Uregulowanie to jest istotne zwłaszcza dlatego, że polskie przepisy prawa pracy nie przewidują stosowania wideonadzoru w miejscu pracy. Co nie oznacza przy tym, że tego zakazują.
Niemniej przyjąć można, że jeżeli monitoring jest prowadzony w miejscu pracy, to w ściśle określonych przypadkach takie działanie można uznać za uzasadnione interesem pracodawcy. Nie jest do tego wymagana zgoda pracownika, jednak co do zasady pracodawca powinien poinformować go wcześniej, że monitoring jest stosowany. Jeśli jednak w wyniku zainstalowania monitoringu w miejscu pracy dochodzi do przetwarzania danych osobowych, to powinny być zachowane zasady ich ochrony, w szczególności prawo do kontroli procesu przetwarzania danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, tzn. prawo do wglądu do odpowiedniej części nagrania dotyczącego pracownika, zwłaszcza w sytuacji toczącego się wewnętrznego postępowania prowadzonego przez pracodawcę względem tego pracownika. Pracodawca – jako administrator danych osobowych – jest także zobowiązany do właściwego ich zabezpieczenia.
Żeby nie było tak sympatycznie – z praktyki wiem jednak, że nawet kilka kamer monitoringu nie daje pewności pracodawcy, co do wyciągnięcia konsekwencji od nielojalnych pracowników. Wprawdzie nagranie to może stanowić dowód w sprawie to często jest niewyraźne bądź traktowane jedynie jako poszlaka. Warto więc wdrożyć także inne środki kontroli.
Na marginesie – nieco odchodząc od tematyki umowy o pracę należy dodać, że w przypadku zatrudnienia na umowę zlecenia – monitoring również jest dopuszczalny. Jednak przy zachowaniu obowiązków tożsamych do tych, które należy wypełnić przy umowie o pracę.
Zobacz, jakie Twoi pracownicy mają uprawnienia, gdy świadczą pracę w niedzielę i święta.
Pozdrawiam!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }